Проект на предприятии ОПК

У нашей компании есть такие заказчики, разглашать информацию о которых в силу различных причин мы не можем. В этом кейсе мы расскажем об одном из них. Это предприятие оборонно-промышленного комплекса, один из крупнейших в России НИИ по разработке и производству некоторых важных элементов для различных видов боевой техники.

Есть предприятия, на которых работа с нормативной и технической документацией (НТД) изначально ведётся на должном уровне и руководство справедливо уделяет ей достойное внимание. Для сотрудников этого оборонного НИИ была закуплена полная версия одной из информационно-поисковых систем (ИПС), и, казалось, по большинству параметров она их устраивала. Также дополнительно выписывались журналы, методические пособия и прочее.

На предприятии нами уже была установлена профессиональная справочная система (ПСС) «Техэксперт: Эксплуатация зданий», то есть партнерские отношения между нашими компаниями завязались за несколько лет до описываемых событий.

Внутренняя документация предприятия хранилась в системе документооборота. Картина в целом благополучная, и у руководства предприятия сложилось впечатление, что лучшего и не придумать.

Однако нет предела совершенству и наши специалисты всегда найдут, что можно сделать для оптимизации бизнес-процессов. Поэтому они вышли на руководство НИИ с предложением провести презентации решений Системы управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) «Техэксперт» для конструкторов, технологов, энергетиков, специалистов по охране труда и промышленной безопасности и показать, как сделать работу подразделений более эффективной с помощью сервисов и функционала СУ НТД.

Руководство предприятия дало согласие на проведение презентаций, так как относилось положительно к оптимизации и внедрению лучших практик в сфере управления бизнес-процессами.

В процессе общения со специалистами НИИ, работающими непосредственно с нормативной и технической документацией, выяснилось, что имеющаяся ИПС может закрыть лишь часть потребностей предприятия в НТД. В ней оказалось недостаточно ОСТ, ТУ, ТР, другой документации, отсутствовала справочная информация. Большинство документов существовали лишь в виде скан-копий.

Существовал у предприятия и бумажный фонд НТД. За некоторыми документами, хранящимися в виде копий на бумаге, специалистам приходилось постоянно ходить в библиотеку.

Чтобы найти необходимый документ в электронной форме, сотрудникам разных отделов приходилось каждый раз отправляться в отдельное подразделение, где была установлена ИПС.

На всё это уходило огромное количество драгоценного рабочего времени, то есть описанная система работы с разрозненными источниками НТД хотя и функционировала, но была не такой эффективной, как хотелось бы. Поэтому получать НТД в режиме единого окна было мечтой всех инженерно-технических работников (ИТР) предприятия.

Рутинные процессы вроде поиска многочисленной НТД при разработке новых изделий и проверки её на актуальность тоже занимали очень много времени. Огромное количество ссылок на десятки нормативно-технических документов в конструкторской и технологической документации проверялось в ручном режиме.

Также на тот момент электротехнической лаборатории НИИ предстояло пройти аттестацию. Для неё требовалось множество документов, часть которых не смогли найти. Это тоже явилось одним из толчков к пониманию того, что нужна более полная и функциональная информационная система по сравнению с действующей на предприятии.

Что касается системы хранения внутренней документации, то, как отмечали специалисты предприятия, «имеющихся инструментов недостаточно» для того, чтобы их работа была более эффективной и быстрой. Например, их не устраивало частое отсутствие полнотекстовых копий важной документации и отсутствие возможности поиска документов по контексту, невозможность просмотра двух документов сразу.

По специфике работы с некоторыми видами документов была нужна функция разграничения доступа и учета оборота копий, которой не было в имевшейся системе работы с внутренней документацией.

Все эти пожелания инженерно-технических работников из разных служб и отделов НИИ были собраны во время презентаций СУ НТД, обобщены, проанализированы нашими специалистами и переданы руководству НИИ. Оно осознало, что истинное положение дел не столь радужное, как казалось ранее. Ведь от такого важного для предприятия бизнес-процесса, как работа с НТД, напрямую зависит его основная деятельность.

Поэтому на следующем этапе руководство отделов и служб вместе с нашими специалистами определило задачи по оптимизации существующей системы работы с НТД, вытекающие из вскрывшейся проблематики.

Для оптимизации бизнес-процесса работы с НТД было необходимо решить следующие задачи:

• снизить затраты времени ИТР на поиск информации и повысить эффективность их труда;
• создать единую базу внутренней документации предприятия и федеральной НТД с доступом всех заинтересованных сотрудников;
• связать воедино разрозненные источники получения НТД, сделать гиперссылки с внутренней документации на ГОСТы;
• оперативно проводить актуализацию внутренней НТД;
• в перспективе иметь возможность интегрировать НТД с PLM-системой и САПР для оптимизации бизнес-процессов разработки и производства новых изделий.

Реализовав эти задачи, предприятие смогло бы перейти на следующий уровень управления бизнес-процессом работы с НТД, который, в свою очередь, мог бы стать настоящим локомотивом и постепенно вывести на новую высоту и другие бизнес-процессы НИИ.

Возможности СУ НТД, которые отметили для себя специалисты

Познакомившись с нашей СУ НТД, специалисты предприятия нашли в ней те очень полезные функции, которых им так недоставало в повседневной работе:

• наличие документации в полнотекстовом виде;
• контекстный поиск документов;
• двухоконный режим (просмотр одновременно двух документов);
• история стандартов;
• расстановка гиперссылок на документы;
• автоматическая актуализация.

Специалисты НИИ оценили нашу обширную коллекцию ТУ и ОСТ, авторских документов, справочных материалов, удобный интерфейс и отметили, что им не придётся долго осваивать новую систему.

По совокупности этих факторов, доверяя мнению своих специалистов, при выборе между имевшейся хорошей системой и лучшей руководство предприятия сделало выбор в пользу лучшей, то есть СУ НТД «Техэксперт».

Что мы сделали для оптимизации бизнес-процесса работы с НТД

Для оптимизации бизнес-процесса работы с НТД и повышения эффективности работы инженерно-технического персонала наши специалисты внедрили на предприятии комплексное решение, которым является упоминавшаяся выше Система управления нормативной и технической документацией «Техэксперт».

Как работает решение СУ НТД в составе «Техэксперт: Банк документов» и профессиональных справочных систем «Техэксперт» для специалистов различных профилей:

• В «Техэксперт: Банк документов» вносится внутренняя документация в полнотекстовом виде, благодаря этому есть возможность быстрого контекстного поиска любого документа.
• В информационно-справочных системах «Техэксперт» специалисты различных служб предприятия всегда могут найти самые свежие редакции ГОСТов, технических регламентов, другой НТД, а также специализированные периодические издания, образцы и формы отраслевых документов и многое другое.
• Посредством СУ НТД для всех подразделений предприятия формируется единое информационное пространство, объединяющее фонд внутренней документации с федеральными нормами, документами по стандартизации (ГОСТы, ОСТ, ТУ, документы головной корпорации и т. д.).
• Для того чтобы специалисты предприятия получили возможность своевременно вносить изменения в документацию, разрабатываемую в офисном пакете Microsoft, в случае изменения текущих норм и требований, в СУ НТД был поставлен модуль kAssist.

Планируемая интеграция с САПР «Компас» и PLM-системой «Лоцман» повысит эффективность работы инженерно-технического персонала предприятия и ускорит процесс разработки конструкторами новых изделий за счет снижения затрат времени на рутинные операции.

Выгоды, которые заказчик получил от внедрения СУ НТД

По данным за 2022 год в НИИ насчитывалось более 500 зарегистрированных уникальных пользователей СУ НТД. Рост в десять раз по сравнению с апробацией на пятидесяти рабочих местах в 2014 году!

В результате внедрения СУ НТД предприятие получило:

• полноту фонда внешней документации: нормативные и технические документы, законы и подзаконные акты, ГОСТы, ОСТ, ТУ, СНиП, ТР, типовая проектная документация (более 20 миллионов документов), а также зарубежные и международные стандарты;
• доступ с рабочего места в формате единого окна для всех отделов ко всей НТД, имеющейся на предприятии;
• автоматизированный процесс проверки на актуальность ссылок в НТД;
• интеграцию с MS Office, что позволяет своевременно вносить изменения в разрабатываемую документацию в случае изменения текущих норм и требований;
• как дополнительный плюс для всех клиентов: линию профессиональной поддержки, позволяющую бесплатно получать консультации экспертов онлайн, заказывать авторскую документацию и другие дополнительные услуги.

Отзывы представителей предприятия о СУ НТД «Техэксперт» (фамилии и наименования должностей изменены)

«В нашем холдинге эта система принята давно. Мы начали внедрять СУ НТД „Техэксперт“ в 2015 году, и за это время я убедился: СУ НТД — это лучшее, с чем мне приходилось работать. В нашем холдинге уверены в СУ НТД как в легитимном источнике информации»

И. А. Хорошев

Директор по информационным технологиям

«Мы с СУ НТД работаем ежедневно. Это уже неотъемлемая часть нашей работы, и без этого мы не можем. Внедрение СУ НТД обеспечило повышение доступности документов и сокращение времени для получения актуальных документов, что улучшает качество разрабатываемой документации. Актуализация фонда нормативных документов предприятия происходит в автоматическом режиме после внесения изменений в документ на базовом компьютере. Успешный опыт внедрения и использования СУ НТД на нашем предприятии позволяет рекомендовать к внедрению эту систему в научно-исследовательских центрах по всей России для повышения конкурентоспособности и качества разрабатываемой продукции»

М. И. Умнова

Начальник отдела стандартизации и технической документации

Использованные для описания этого проекта иллюстрации были сгенерированы при помощи нейросетей.

Даже если вы думаете, что на вашем предприятии всё прекрасно и без СУ НТД, мы можем доказать, что нет предела совершенству: бизнес-процесс работы с НТД можно оптимизировать так, что это, в свою очередь, постепенно выведет на новую высоту и другие бизнес-процессы предприятия. Позвоните нам по телефону 8 (800) 770-07-15 или напишите в форме обратной связи ниже – подумаем над решением ваших задач вместе.