Подсистемы
Подсистемы по контролю оборота НД
Контроль оборота нормативной документации (НД) - это процесс управления документами, включающий в себя ознакомление персонала с ними, учёт, хранение, управление доступом, контроль изменений на протяжении всего жизненного цикла документа.
Для того чтобы оптимизировать бизнес-процессы ознакомления сотрудников с нормативной документацией, учёта копий НД, её плановой актуализации и снизить влияние на них человеческого фактора, мы разработали специальную линейку из трёх модулей:
«Контроль оборота НД. Ознакомление»;
«Контроль оборота НД. Учёт копий»;
«Контроль оборота НД. Актуализация».
Контроль оборота НД. Ознакомление
Предназначен для служб, контролирующих процесс ознакомления с документами на предприятии.
Автоматизирует следующие задачи
уведомление сотрудников о вступлении в действие важных нормативных документов;
уведомление сотрудников о появлении в едином фонде нормативных документов, закупленных по заявкам подразделений;
ознакомление сотрудников с новыми и изменёнными документами, обязательными к применению.
Чёткая, полноценная оптимизация процесса ознакомления с документацией посредством модуля «Контроль оборота НД. Ознакомление» позволяет предоставлять полный отчёт аудиторам и проверяющим.
Возможности подсистемы
подготовка списков как внешних, так и внутренних нормативных документов для ознакомления;
организация рассылки на ознакомление (выбор сотрудников из штатного расписания);
настройка параметров рассылки (однократная/повторяющаяся);
рассылка по расписанию или вручную;
рассылка уведомления о необходимости ознакомления на электронную почту;
контроль ознакомления (сотрудник в явном виде должен подтвердить ознакомление);
каскадирование процесса: рассылка может направляться руководителям подразделений, руководитель подразделения через специальный функционал может перенаправить ее своим сотрудникам;
выявление пользователей, которые не ознакомились с порученными им документами;
составление отчёта об ознакомлении.
Ознакомление с документом через подсистему имеет преимущество по сравнению с электронной почтой, так как носит юридически значимый характер. Подтверждение ознакомления с документом через учетную запись сотрудника является простой электронной подписью, которая свидетельствует, что сотрудник ознакомлен с документом.
Выгоды внедрения подсистемы:
снижение риска штрафов;
снижение риска срыва сроков контрактов;
устранение затрат времени на переделку документации;
предотвращение риска изготовления некачественной продукции или продукции, не соответствующей требованиям ТЗ.
Контроль оборота НД. Учет копий
Обеспечивает эффективный контроль учёта документов и их копий. Помогает перейти к работе с НТД в электронном виде и использовать бумажные копии только когда это действительно необходимо. Оптимизирует и ускоряет работу отделов стандартизации.
Автоматизируемая задача:
контроль за процессом оборота электронных и бумажных копий НД.
Возможности подсистемы:
отслеживание выдачи копий (кому, когда и на какой срок);
отправка уведомлений о приближении срока возврата копии;
отправка напоминаний о просроченных копиях;
отметка о возврате, потере или уничтожении копии;
формирование отчетов о выданных и возвращенных копиях (с возможностью фильтрации, сортировки и экспорта в Microsoft Excel).
При внесении изменений в документ модуль позволяет оперативно отследить, у кого из сотрудников он на руках, чтобы как можно быстрее изъять или заменить изменившийся документ.
Выгоды внедрения подсистемы:
снижение вероятности использования устаревших документов на рабочих местах;
исключение риска утечки данных, составляющих коммерческую или государственную тайну;
сокращение времени на получение и контроль учтённых копий документов на 45%.
Контроль оборота НД. Актуализация
Помогает проводить на предприятии плановую актуализацию внутренней нормативной документации, то есть периодически пересматривать и приводить документы предприятия в соответствии с федеральным законодательством, отраслевыми руководящими документами, изменениями в самой компании, — и исправлять их с учётом выявленных при аудите несоответствий.
Автоматизирует следующие задачи
контроль над плановой актуализацией нормативных документов;
рассылка уведомлений о необходимости планового пересмотра НД.
Возможности подсистемы:
объединение внутренних нормативных документов в списки на актуализацию;
назначение ответственных за актуализацию каждого списка;
настройка отправки уведомлений о необходимости планового пересмотра нормативной документации;
назначение держателя подлинника.
Подсистема позволяет сформировать отчёт об актуализированных документах и
о документах с прошедшим сроком актуализации. Своевременные действия по поддержанию внутренней НД в актуальном состоянии обеспечивают её соответствие требованиям законодательства, отраслевых стандартов и других нормативных актов, повышают конкурентоспособность продукции предприятия.
Выгоды внедрения подсистемы:
снижение влияние человеческого фактора на процесс плановой актуализации;
экономия рабочего время сотрудников;
сокращение доли рутинной работы инженерно-технического персонала;
повышение производительности труда ИТР;
снижение риска изготовления продукции, не соответствующей требованиям;
снижение риска штрафов по причине срыва сроков контрактов.
Контроль актуальности ссылочных документов
Служит для проверки актуальности нормативного документа. Проверка проводится на основе анализа гиперссылок на другие документы в его тексте и выявляет, в каких разделах документ ссылается на отменённые или изменённые источники.
Автоматизирует следующие задачи
проверка актуальности ссылок в документах внутреннего фонда,
проверка соответствия внутренних документов компании требованиям внешних нормативных документов,
подготовка отчёта о состоянии каждого из проверенных документов.
Анализ предложений по внесению изменений в НД.
Модуль проанализирует весь список документов в блоке, сформирует и выведет на экран отчет «Результат анализа актуальности документов
Отчет «Результат анализа актуальности документов» представляет собой заключение о состоянии каждого из проверенных документов. Он позволяет сразу определить количество и статус нормативных документов, на которые ссылаются проверяемые документы.
Возможности подсистемы:
проверка одного документа, нескольких документов, списка документов;
выбор параметров анализа в диалоговом окне «Проверка актуальности документа»;
скрытие проверяемых документов, кроме требующих актуализации или анализа.
Выгоды внедрения подсистемы:
сокращение временных затрат на проверку актуальности внутренней документации;
снижение риска брака и переделки изделий на производстве;
снижение риска штрафов и неустоек из-за срыва сроков по причине переделки продукции, изготовленной по устаревшим стандартам.
Цифровые кабинеты
Удобный инструмент для работы с НТД, который позволяет организовать цифровые рабочие места сотрудников в рамках их обязанностей и задач, настроив целевое обеспечение бизнес-процессов актуальной документацией по определённой специальности.
Автоматизирует следующие задачи:
обеспечение сотрудников целевыми подборками регулирующих документов по конкретным бизнес-процессам;
информирование об изменениях во внутреннем фонде;
быстрое внесение изменений и дополнений.
В цифровом кабинете определённой тематики собирается внешняя и внутренняя НТД конкретного подразделения предприятия, визуализируется актуальная информация по необходимым процессам и задачам. Подсистема обеспечивает специалиста точной и адресной выдачей документации под необходимый именно ему бизнес-процесс, под любую задачу.
Возможности подсистемы:
организация внешней и внутренней НТД предприятия в соответствии с его бизнес-процессами,
защита документов внутреннего фонда от несанкционированного доступа и изменения,
индивидуальная настройка рабочих столов,
быстрый поиск внутренней документации,
добавление ссылок на сторонние ресурсы предприятия,
доступ для всех подразделений и филиалов.
Подсистема «Цифровые кабинеты» выступает инструментом для гибкой настройки единого фонда нормативной документации под задачи и требования системы менеджмента качества, одним из которых является донесение до всех сотрудников актуальной, полной и целевой информации.
Выгоды внедрения подсистемы:
сокращение временных затрат на поиск полной и актуальной документации, которой должен руководствоваться специалист в рамках своего рабочего процесса;
ускорение и упрощение подготовки к внутренним и внешним аудитам;
снижение риска финансовых потерь, возникающих вследствие использования неактуальной, неполной или нецелевой информации;
повышение эффективности работы специалистов, уменьшение потерь на производстве и, соответственно, снижение издержек и рост прибыли предприятия.
Подсистема «Цифровые кабинеты» даёт руководителям возможность видеть и контролировать информацию вглубь по структуре вплоть до конечных процессов подразделений.
Конструктор НД
Служит для разработки внутренней документации в соответствии с требованиями нормоконтроля, принятыми на предприятии.
Автоматизирует следующие задачи
разработка документации на основе требований к структуре, оформлению и содержанию;
первичный нормоконтроль разрабатываемых документов.
Возможности подсистемы:
соблюдение требований к структуре, оформлению, содержанию НД, принятых на предприятии, за счет использования шаблонов, настроенных под требования к конкретному виду документа;
простановка ссылок на другие документы (включая ссылки на конкретные пункты) и контроль актуальности ссылочных документов;
создание редакций документов;
создание изменений к документам;
создание документов в SMART-формате, то есть в виде контейнера данных, который содержит привычный текст в формате текстового редактора или преобразованный в формат PDF плюс слой данных в машиночитаемом и машинопонимаемом формате, включающем глубоко структурированный текст, реквизиты, редакции документов, текстовые вложения, мультимедиа-вложения, 3D-модели и т. д.;
подготовка и отправка документов на следующие этапы — обсуждение и согласование.
В «Конструкторе НД» реализована работа с главной составляющей нормативных документов — требованиями, которые в структурированном тексте можно выделять, атрибутировать, классифицировать, объединять в реестры и т. д. Выгоды внедрения подсистемы:
Выгоды внедрения подсистемы:
сокращение затрат на разработку и нормоконтроль документов на 30-40%,
повышение качества разработанной документации и снижение количества замечаний от нормоконтроля,
возможность перейти к работе с требованиями и SMART-сервисами.
Подсистема (модуль) «Мониторинг системы»
Позволяет отслеживать работу пользователей в СУ НТД и контролировать права доступа к ней, вести учет и формировать отчетность по операциям пользователей, производить аналитику востребованности документов и активности пользователей в системе. Состоит из двух блоков функциональности.
Блок функциональности «Мониторинг системы. Аудит событий безопасности»
Предназначен для специалистов по информационной безопасности. Благодаря этому блоку, руководство предприятия может быть уверено в сохранности данных и снижении риска нарушения конфиденциальности информации.
Автоматизирует следующие задачи
отслеживание работы пользователей;
контроль прав доступа к системе с целью профилактики, расследования и устранения инцидентов нарушения информационной безопасности.
Возможности блока функциональности:
выявление попыток несанкционированного доступа сотрудников к документам и сервисам системы;
расследование инцидентов информационной безопасности, связанных с человеком;
мониторинг прав доступа пользователей к системе;
мониторинг действий операторов с документами внутреннего фонда;
выявление причин отказа в доступе к системе.
Блок функциональности позволяет создавать и гибко настраивать отчеты «События безопасности» и «Полномочия пользователей».
Включение блока функциональности «Мониторинг системы. Аудит событий безопасности» в состав СУ НТД компании обеспечивает дополнительную защиту данных и позволяет повысить эффективность работы с документами.
Выгоды внедрения блока:
снижение риска утечки информации за счёт выявления попыток пользователей совершить действия, на которые у них отсутствуют права в подсистеме;
сокращение времени на расследование инцидентов информационной безопасности;
снижение количества инцидентов информационной безопасности за счет повышения качества их профилактики.
Блок функциональности «Мониторинг системы. Аудит действий пользователей»
Помогает проанализировать востребованность всей системы и спланировать её дальнейшее развитие на основе действий пользователей.
Автоматизирует следующие задачи
анализ степени активности пользователей,
анализ степени востребованности документов,
подготовка отчетности по активности пользователей в системе,
подготовка отчетности по востребованности документов.
Возможности блока функциональности:
формирование отчетности о работе пользователей с документами в разрезе операций просмотра, печати и выгрузки;
формирование отчетности по востребованности документов (в т. ч. закупленных по заявкам);
формирование отчетности по количеству пользователей, работающих в системе, и активности их работы с документами.
Блок функциональности позволяет создавать и гибко настраивать отчеты «Статистика использования документов», «Активность пользователей»
Выгоды внедрения блока:
оптимизация затрат на приобретение НД на основе анализа востребованности документов (в т.ч. закупленных по заявкам);
выявление невостребованных документов и не использующих систему сотрудников, что позволяет принять меры по исправлению ситуации;
развитие системы происходит на основе объективных количественных данных.
