Подсистемы

Контроль оборота нормативной документации (НД) - это процесс управления документами, включающий в себя ознакомление персонала с ними, учёт, хранение, управление доступом, контроль изменений на протяжении всего жизненного цикла документа.

Для того чтобы оптимизировать бизнес-процессы ознакомления сотрудников с нормативной документацией, учёта копий НД, её плановой актуализации и снизить влияние на них человеческого фактора, мы разработали специальную линейку из трёх модулей:

• «Контроль оборота НД. Ознакомление»;
• «Контроль оборота НД. Учёт копий»;
• «Контроль оборота НД. Актуализация».

Предназначен для служб, контролирующих процесс ознакомления с документами на предприятии.

Автоматизирует следующие задачи:

• уведомление сотрудников о вступлении в действие важных нормативных документов;
• уведомление сотрудников о появлении в едином фонде нормативных документов, закупленных по заявкам подразделений;
• ознакомление сотрудников с новыми и изменёнными документами, обязательными к применению.

Чёткая, полноценная оптимизация процесса ознакомления с документацией посредством модуля «Контроль оборота НД. Ознакомление» позволяет предоставлять полный отчёт аудиторам и проверяющим.

Возможности подсистемы:

• подготовка списков как внешних, так и внутренних нормативных документов для ознакомления;
• организация рассылки на ознакомление (выбор сотрудников из штатного расписания);
• настройка параметров рассылки (однократная/повторяющаяся);
• рассылка по расписанию или вручную;
• рассылка уведомления о необходимости ознакомления на электронную почту;
• контроль ознакомления (сотрудник в явном виде должен подтвердить ознакомление);
• каскадирование процесса: рассылка может направляться руководителям подразделений, руководитель подразделения через специальный функционал может перенаправить ее своим сотрудникам;
• выявление пользователей, которые не ознакомились с порученными им документами;
• составление отчёта об ознакомлении.

Ознакомление с документом через подсистему имеет преимущество по сравнению с электронной почтой, так как носит юридически значимый характер. Подтверждение ознакомления с документом через учетную запись сотрудника является простой электронной подписью, которая свидетельствует, что сотрудник ознакомлен с документом.

Выгоды внедрения подсистемы:

• снижение риска штрафов;
• снижение риска срыва сроков контрактов;
• устранение затрат времени на переделку документации;
• предотвращение риска изготовления некачественной продукции или продукции, не соответствующей требованиям ТЗ.

Обеспечивает эффективный контроль учёта документов и их копий. Помогает перейти к работе с НТД в электронном виде и использовать бумажные копии только когда это действительно необходимо. Оптимизирует и ускоряет работу отделов стандартизации.

Автоматизируемая задача:

• контроль за процессом оборота электронных и бумажных копий НД.

Возможности подсистемы:

• отслеживание выдачи копий (кому, когда и на какой срок);
• отправка уведомлений о приближении срока возврата копии;
• отправка напоминаний о просроченных копиях;
• отметка о возврате, потере или уничтожении копии;
• формирование отчетов о выданных и возвращенных копиях (с возможностью фильтрации, сортировки и экспорта в Microsoft Excel).

При внесении изменений в документ модуль позволяет оперативно отследить, у кого из сотрудников он на руках, чтобы как можно быстрее изъять или заменить изменившийся документ.

Выгоды внедрения подсистемы:

• снижение вероятности использования устаревших документов на рабочих местах;
• исключение риска утечки данных, составляющих коммерческую или государственную тайну;
• сокращение времени на получение и контроль учтённых копий документов на 45%.

Помогает проводить на предприятии плановую актуализацию внутренней нормативной документации, то есть периодически пересматривать и приводить документы предприятия в соответствии с федеральным законодательством, отраслевыми руководящими документами, изменениями в самой компании, — и исправлять их с учётом выявленных при аудите несоответствий.

Автоматизирует следующие задачи:

• контроль над плановой актуализацией нормативных документов;
• рассылка уведомлений о необходимости планового пересмотра НД.

Возможности подсистемы:

• объединение внутренних нормативных документов в списки на актуализацию;
• назначение ответственных за актуализацию каждого списка;
• настройка отправки уведомлений о необходимости планового пересмотра нормативной документации;
• назначение держателя подлинника.

Подсистема позволяет сформировать отчёт об актуализированных документах и о документах с прошедшим сроком актуализации. Своевременные действия по поддержанию внутренней НД в актуальном состоянии обеспечивают её соответствие требованиям законодательства, отраслевых стандартов и других нормативных актов, повышают конкурентоспособность продукции предприятия.

Выгоды внедрения подсистемы:

• снижение влияние человеческого фактора на процесс плановой актуализации;
• экономия рабочего время сотрудников;
• сокращение доли рутинной работы инженерно-технического персонала;
• повышение производительности труда ИТР;
• снижение риска изготовления продукции, не соответствующей требованиям;
• снижение риска штрафов по причине срыва сроков контрактов.

Служит для проверки актуальности нормативного документа. Проверка проводится на основе анализа гиперссылок на другие документы в его тексте и выявляет, в каких разделах документ ссылается на отменённые или изменённые источники.

Автоматизирует следующие задачи:

• проверка актуальности ссылок в документах внутреннего фонда,
• проверка соответствия внутренних документов компании требованиям внешних нормативных документов,
• подготовка отчёта о состоянии каждого из проверенных документов.
• Анализ предложений по внесению изменений в НД.

Модуль проанализирует весь список документов в блоке, сформирует и выведет на экран отчет «Результат анализа актуальности документов.

Отчет «Результат анализа актуальности документов» представляет собой заключение о состоянии каждого из проверенных документов. Он позволяет сразу определить количество и статус нормативных документов, на которые ссылаются проверяемые документы.

Возможности подсистемы:

• проверка одного документа, нескольких документов, списка документов;
• выбор параметров анализа в диалоговом окне «Проверка актуальности документа»;
• скрытие проверяемых документов, кроме требующих актуализации или анализа.

Выгоды внедрения подсистемы:

• сокращение временных затрат на проверку актуальности внутренней документации;
• снижение риска брака и переделки изделий на производстве;
• снижение риска штрафов и неустоек из-за срыва сроков по причине переделки продукции, изготовленной по устаревшим стандартам.

Удобный инструмент для работы с НТД, который позволяет организовать цифровые рабочие места сотрудников в рамках их обязанностей и задач, настроив целевое обеспечение бизнес-процессов актуальной документацией по определённой специальности.

Автоматизирует следующие задачи:

• обеспечение сотрудников целевыми подборками регулирующих документов по конкретным бизнес-процессам;
• информирование об изменениях во внутреннем фонде;
• быстрое внесение изменений и дополнений.

В цифровом кабинете определённой тематики собирается внешняя и внутренняя НТД конкретного подразделения предприятия, визуализируется актуальная информация по необходимым процессам и задачам. Подсистема обеспечивает специалиста точной и адресной выдачей документации под необходимый именно ему бизнес-процесс, под любую задачу.

Возможности подсистемы:

• организация внешней и внутренней НТД предприятия в соответствии с его бизнес-процессами,
• защита документов внутреннего фонда от несанкционированного доступа и изменения,
• индивидуальная настройка рабочих столов,
• быстрый поиск внутренней документации,
• добавление ссылок на сторонние ресурсы предприятия,
• доступ для всех подразделений и филиалов.

Подсистема «Цифровые кабинеты» выступает инструментом для гибкой настройки единого фонда нормативной документации под задачи и требования системы менеджмента качества, одним из которых является донесение до всех сотрудников актуальной, полной и целевой информации.

Выгоды внедрения подсистемы:

• сокращение временных затрат на поиск полной и актуальной документации, которой должен руководствоваться специалист в рамках своего рабочего процесса;
• ускорение и упрощение подготовки к внутренним и внешним аудитам;
• снижение риска финансовых потерь, возникающих вследствие использования неактуальной, неполной или нецелевой информации;
• повышение эффективности работы специалистов, уменьшение потерь на производстве и, соответственно, снижение издержек и рост прибыли предприятия.

Подсистема «Цифровые кабинеты» даёт руководителям возможность видеть и контролировать информацию вглубь по структуре вплоть до конечных процессов подразделений.

Служит для разработки внутренней документации в соответствии с требованиями нормоконтроля, принятыми на предприятии.

Автоматизирует следующие задачи:

• разработка документации на основе требований к структуре, оформлению и содержанию;
• первичный нормоконтроль разрабатываемых документов.

Возможности подсистемы:

• соблюдение требований к структуре, оформлению, содержанию НД, принятых на предприятии, за счет использования шаблонов, настроенных под требования к конкретному виду документа;
• простановка ссылок на другие документы (включая ссылки на конкретные пункты) и контроль актуальности ссылочных документов;
• создание редакций документов;
• создание изменений к документам;
• создание документов в SMART-формате, то есть в виде контейнера данных, который содержит привычный текст в формате текстового редактора или преобразованный в формат PDF плюс слой данных в машиночитаемом и машинопонимаемом формате, включающем глубоко структурированный текст, реквизиты, редакции документов, текстовые вложения, мультимедиа-вложения, 3D-модели и т. д.;
• подготовка и отправка документов на следующие этапы — обсуждение и согласование.

В «Конструкторе НД» реализована работа с главной составляющей нормативных документов — требованиями, которые в структурированном тексте можно выделять, атрибутировать, классифицировать, объединять в реестры и т. д.

Выгоды внедрения подсистемы:

• сокращение затрат на разработку и нормоконтроль документов на 30-40%,
• повышение качества разработанной документации и снижение количества замечаний от нормоконтроля,
• возможность перейти к работе с требованиями и SMART-сервисами.

Позволяет отслеживать работу пользователей в СУ НТД и контролировать права доступа к ней, вести учет и формировать отчетность по операциям пользователей, производить аналитику востребованности документов и активности пользователей в системе. Состоит из двух блоков функциональности.

Предназначен для специалистов по информационной безопасности. Благодаря этому блоку, руководство предприятия может быть уверено в сохранности данных и снижении риска нарушения конфиденциальности информации.

Автоматизирует следующие задачи:

• отслеживание работы пользователей;
• контроль прав доступа к системе с целью профилактики, расследования и устранения инцидентов нарушения информационной безопасности.

• выявление попыток несанкционированного доступа сотрудников к документам и сервисам системы;
• расследование инцидентов информационной безопасности, связанных с человеком;
• мониторинг прав доступа пользователей к системе;
• мониторинг действий операторов с документами внутреннего фонда;
• выявление причин отказа в доступе к системе.

Блок функциональности позволяет создавать и гибко настраивать отчеты «События безопасности» и «Полномочия пользователей».

Включение блока функциональности «Мониторинг системы. Аудит событий безопасности» в состав СУ НТД компании обеспечивает дополнительную защиту данных и позволяет повысить эффективность работы с документами.

Выгоды внедрения блока:

• снижение риска утечки информации за счёт выявления попыток пользователей совершить действия, на которые у них отсутствуют права в подсистеме;
• сокращение времени на расследование инцидентов информационной безопасности;
• снижение количества инцидентов информационной безопасности за счет повышения качества их профилактики.

Помогает проанализировать востребованность всей системы и спланировать её дальнейшее развитие на основе действий пользователей.

Автоматизирует следующие задачи:

• анализ степени активности пользователей,
• анализ степени востребованности документов,
• подготовка отчетности по активности пользователей в системе,
• подготовка отчетности по востребованности документов.

Возможности блока функциональности:

• формирование отчетности о работе пользователей с документами в разрезе операций просмотра, печати и выгрузки;
• формирование отчетности по востребованности документов (в т. ч. закупленных по заявкам);
• формирование отчетности по количеству пользователей, работающих в системе, и активности их работы с документами.

Блок функциональности позволяет создавать и гибко настраивать отчеты «Статистика использования документов», «Активность пользователей»

Выгоды внедрения блока:

• оптимизация затрат на приобретение НД на основе анализа востребованности документов (в т.ч. закупленных по заявкам);
• выявление невостребованных документов и не использующих систему сотрудников, что позволяет принять меры по исправлению ситуации;
• развитие системы происходит на основе объективных количественных данных.

Позволяет организовать и автоматизировать процесс обсуждения документов и проектов документов, а также решает задачи по упорядоченному хранению результатов обсуждений и их аналитике.

Подсистема автоматизирует разные сценарии экспертного обсуждения. Например:

• закрытое обсуждение проекта документа экспертной группой (в т.ч. в несколько этапов);
• обсуждение существующего документа, подлежащего актуализации (в т.ч. для приоритизации плана по актуализации фонда);
• сбор замечаний к документу или проекту от неограниченного круга лиц;
• обсуждение внешнего файла (если проект разработан внешним разработчиком, например, НИИ или ТК).

Возможности подсистемы:

• обсуждение (фиксация отзывов) проектов внутренних нормативных документов;
• обсуждение (фиксация отзывов) по внешним и внутренним документам;
• принятие решений по отзывам;
• принятие решения по проекту/документу;
• аналитические сервисы для ответственных как за отдельные документы, так и за управление нормативными документами на предприятии.

Эффекты от внедрения подсистемы:

• повышение качества внутреннего фонда за счет:
  - более тщательного и комплексного обсуждения документов и проектов, которые включены в него,
  - сокращения вероятности потери важных замечаний и предложений к НД/проекту НД,
  - сокращения количества дублирующих друг друга отзывов.
• сокращение временных затрат на этапе обсуждения проекта/документа за счет:
  - сервисов, автоматизирующих задачи, возникающие в процессе обсуждения,
  - организации единого пространства и работы в режиме реального времени.
• прозрачность процесса для ответственных как за отдельные документы, так и за весь процесс управления документацией за счет:
  - сводных отчетов по подсистеме,
  - инструментов поиска и фильтрации по различным критериям.
• снижение рисков, связанных с несвоевременной разработкой/актуализацией документов и как следствие финансовых и репутационных потерь из-за:
  - затягивания сроков выпуска продукции,
  - выпуска продукции, качество которой отличается от установленных стандартов,
  - непрохождения проверок/аудита компании в части полноты/актуальности НД и т.д.