Компания Госкорпорации «Росатом»

Несколько лет мы работаем с одной из компаний Госкорпорации «Росатом». Для неё наши специалисты создали базу локальных нормативных актов (ЛНА) и нормативной и технической документации (НТД). В соответствии с соглашением о неразглашении мы не раскрываем в этом кейсе наименование заказчика.

Специфика деятельности нашего заказчика подразумевает использование огромного количества нормативной и технической документации, в том числе зарубежных и международных стандартов, по разным направлениям.

В 2016 году наши специалисты провели в компании тестирование профессиональных справочных систем (ПСС) «Техэксперт». В итоге они были признаны надёжным источником российской НТД, и мы поставили в компанию следующие комплекты:

• «Машиностроительный комплекс»,
• «Электроэнергетика»,
• «Теплоэнергетика»,
• «Пожарная безопасность»,
• «Промышленная безопасность»,
• «Охрана труда»,
• «Экология Проф»,
• «Помощник проектировщика»,
• «Стройтехнолог»,
• «Эксплуатация зданий»,
• «ТПД. Здания, сооружения, конструкции и узлы»,
• «ТПД. Инженерные сети, оборудование и сооружения»,
• «Строй-Ресурс: Проектные организации. Базовый».

Ещё одно направление сотрудничества наших компаний в сфере нормативной документации — поставка зарубежных и международных стандартов (ЗМС). Нашему заказчику требовались сотни их наименований. У международных организаций, которые разрабатывают такие стандарты, очень высокие требования к их использованию в рамках предприятия. Наша компания организовала поставки ЗМС клиенту в соответствии с требованиями правообладателей.

В последующие годы наметилось новое направление сотрудничества — в сфере создания базы локальных нормативных актов.

Наш заказчик регулярно получает от ГК «Росатом» распоряжения, приказы, инструкции, регламенты. На основании этих документов компания разрабатывает собственные ЛНА и приказы по их внедрению в свою структуру.

Сотрудники организаций в контуре управления клиента обменивались документами через систему документооборота. Однако в процессе работы они столкнулись со следующими сложностями:

• с невозможностью быстрого ознакомления с документом, если он не отписан конкретному сотруднику;
• с проблемами при поиске — если отсутствовали точные реквизиты документа, было очень сложно найти его в системе;
• с отсутствием прослеживания версионности документа (разные редакции и внесённые изменения, какой на что заменён, сравнение редакций, связь между документами);
• с отсутствием возможности делать тематические подборки;
• с отсутствием сервисов по работе с текстом документа, которые экономят время сотрудников и избавляют их от рутины.

Пользователи формировали папки на рабочем ПК каждый по-своему, применяли разные версии одного и того же документа, не были осведомлены о последних изменениях, у них отсутствовал доступ к отдельным документам других департаментов. Отсутствовала эталонная база нормативной документации.

На 2017 год накопилось несколько тысяч папок с ЛНА по качеству — это более полутора десятков тысяч разных документов, справок, заметок. У каждого департамента были сформированы папки с доступом к ним сотрудников в рамках данного департамента. Информация многократно дублировалась, было сложно найти необходимый документ, проследить связь между документами, оперативно ознакомиться с документом, созданным в другом отделе.

Поэтому служба менеджмента качества решила, что назрела необходимость создания эталонной базы актуальных документов:

• с удобным доступом сотрудников различных подразделений,
• с интеллектуальным поиском,
• с наличием редакций на основе изменений,
• со связями между смежными документами.

Под перечисленные выше требования заказчика, которым выступила служба менеджмента качества, мы предложили «Техэксперт: Банк документов» (ТБД). Это автоматизированный комплекс для создания электронного архива документации и управления ею на предприятии

ТБД вместе с профессиональными справочными системами «Техэксперт» и другими модулями образует Систему управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) «Техэксперт». СУ НТД связывает гиперссылками федеральную и внутреннюю НТД в единое информационное пространство. Благодаря этому работники могут не только быстро найти любой имеющийся в фонде документ, но и убедиться в том, что он действующий.

Вместе с ТБД сотрудники компании-заказчика пользуются модулем «Контроль актуальности ссылочных документов» для автоматизированной проверки актуальности ссылочных документов во внутреннем фонде. Применение модуля, практически, исключает вероятность пропуска неактуальной ссылки по вине сотрудника и значительно ускоряет сам процесс актуализации.

Модуль «Контроль оборота НД» служит для автоматизации процессов, связанных с учетом бумажных и электронных копий документов.

Модуль «Пользовательский словарь» используется для создания корпоративного словаря терминов и аббревиатур. Он помогает унифицировать терминологию, которую используют сотрудники компании при создании электронной документации.

В базе внутренней документации, кроме НТД, хранятся оцифрованные распорядительные нормативные документы, редакции ЛНА и НТД заказчика. Разработан стандарт организации по работе с системой.

На первоначальном этапе во внутренний фонд было внесено примерно 1 200 единиц хранения. Это документы со ссылками на ЛНА высшего уровня, хранящиеся на портале Госкорпорации «Росатом», база документов которой работает на другой информационной платформе.

Со второго квартала 2021 года вводом внутренней документации в «Техэксперт: Банк документов» занимаются сотрудники заказчика, которые прошли специальное обучение.

По заданию стандартизаторов компании, в СУ НТД создана вкладка «Приближается срок актуализации». Она представляет собой динамический список, содержащий перечень всех документов, у которых со дня принятия либо со дня последнего изменения прошло более четырех лет. Так СУ НТД напоминает о плановой актуализации документов.

Персоналу компании при работе с ЛНА требовалась функция сравнения различных редакций документа, которая работает в ПСС «Техэксперт». Для реализации этой функции в системе «Техэксперт: Банк документов» было организовано сравнение редакций документов, предоставленных заказчиком. Теперь, когда пользователю необходимо сравнить актуальную редакцию документа с предыдущей, он выбирает необходимые редакции и запускает процесс сравнения. В результате система показывает пользователю полноценное сравнение двух текстов с указанием новых и различающихся фрагментов текста, которые выделены цветом.

По данным на сентябрь 2024 года, в компании более 300 активных пользователей СУ НТД, в систему введено более 3 800 документов.

На внутреннем портале нашего заказчика представлена процессная модель организации. Она показывает все бизнес-процессы с разбивкой по ним документов. По заданию клиента наши специалисты сделали её интерактивной: при нажатии на определённую группу процессов на портале пользователь попадает в СУ НТД на документы, относящиеся к этому процессу.

Практическая польза от интерактивной процессной модели организации в том, что сотрудники имеют наглядное представление о бизнес-процессах своей компании и в любой момент могут открыть документ, на основании которого должны действовать.

Из-за коммерческой тайны мы не можем, к сожалению, привести в кейсе скриншот этой процессной модели организации, но можем разработать аналогичную модель для вашей компании.

Система управления нормативной и технической документацией «Техэксперт» объединила внутреннюю и внешнюю документацию компании ГК «Росатом» в единый информационный фонд. Благодаря этому значительно снизились временные затраты сотрудников на поиск документов, актуализацию внутренней документации, организацию доступа к ней.

СУ НТД помогает компании решать практически любые задачи машиностроения и инжиниринга: задание требований, проверка технических заданий, определение требований контрактов, выполнение федеральных норм и правил, их трактовка, взаимосвязь.

Работники нашего клиента обмениваются документами ещё и с другими предприятиями, входящими в его контур управления. У них тоже должна быть возможность ознакомления с ЛНА головной компании.

В рамках пилотного проекта был организован доступ к базе ЛНА для тех сотрудников организаций в контуре управления, деятельность которых связана c разработкой, внедрением и применением локальных нормативных актов, документов по стандартизации. Работники этих организаций получают ЛНА компании в связке с документами ГК «Росатом» посредством инструментария СУ НТД, что экономит их рабочее время.

В сфере стандартизации, управления качеством и метрологии СУ НТД «Техэксперт», по отзывам руководителей соответствующих служб, значительно автоматизировала рабочие процессы и повысила эффективность работы сотрудников.

В рамках бизнес-процесса управления и документационного обеспечения деятельности компании была рассчитана экономическая эффективность ПСР-проекта по автоматизации системы управления нормативной и технической документацией.

ПСР — это Производственная система «Росатом», культура бережливого производства и система непрерывного совершенствования процессов для обеспечения конкурентного преимущества на мировом уровне. В её рамках реализуются ПСР-проекты, то есть проекты, нацеленные на оптимизацию повторяющихся процессов или решение конкретных задач с применением инструментов Производственной системы «Росатом».

Встраивание процесса доступа к ЛНА в СУ НТД «Техэксперт» было призвано:

• синхронизировать работу с документами в разных информационных системах;
• обеспечить быстрый поиск ЛНА;
• устранить расхождения и дублирование информации в разных информационных системах;
• обеспечить быстрый поиск и навигацию по тексту и по активным гиперссылкам;
• обеспечить наличие скан-копий и текстового формата документов;
• привязать ЛНА к процессной модели.

По итогам ПСР-проекта по автоматизации системы управления нормативной и технической документацией были сделаны следующие выводы:

• За счёт внедрения СУ НТД создано единое информационное пространство ЛНА/НТД.
• Сотрудникам обеспечен доступ ко всем ЛНА/НТД (кроме содержащих коммерческую тайну или имеющих гриф «ДСП»).
• На 80% сокращено время на поиск ЛНА/НТД и работу с ними.
• Документы в системе привязаны к процессной модели компании, что даёт сотрудникам лучшее понимание бизнес-процессов и своей роли в них.

За счёт снижения трудоёмкости процесса доступа к ЛНА и НТД экономический эффект от внедрения СУ НТД «Техэксперт» составляет около 2 млн рублей в год.

Перспективы развития СУ НТД в компании ГК «Росатом»

В рамках развития СУ НТД существуют задачи, реализация которых поможет дальнейшей оптимизации бизнес-процесса работы с документацией компании.

Планируется интеграция СУ НТД с базами ЛНА компаний в контуре управления. Решения на платформе «Техэксперт» предоставят им следующие возможности:

• оперативный доступ к документам (например, для подготовки к аудитам);
• самостоятельный контроль соответствия документации требованиям Госкорпорации «Росатом»;
• самостоятельное отслеживание актуальности документов.

Ввиду того, что управление качеством в атомной отрасли является задачей первостепенной важности, предприятия ГК «Росатом» разрабатывают и внедряют программы обеспечения качества. Частная программа обеспечения качества разрабатывается для каждого отдельного этапа жизненного цикла атомной станции или блока.

Руководство компании планирует предоставить дочерним предприятиям доступ к программам обеспечения качества, чтобы их сотрудники могли быстрее найти любой актуальный документ с последними изменениями. Для этого в СУ НТД будет реализована отдельная папка — «Программы обеспечения качества» — в перечне видов документов, хранящихся в системе (на данный момент программы находятся в папке «Прочие документы» этого перечня).

Ближайшая перспектива — автоматизация процесса разработки и создания ЛНА. Для этой цели мы можем предложить «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов», который позволяет создавать документы сразу в виде контейнера данных. Это логичный шаг к созданию машинопонимаемых документов. Они будут использоваться на следующих этапах цифровой трансформации предприятий.

В рамках реализации программы «Цифровое импортозамещение», которую ведёт ГК «Росатом», компания планирует полное импортозамещение ПО на российские разработки. СУ НТД имеет типовые интеграционные решения для основных российских PLM- и CAD-программ и возможность индивидуальной настройки с ПО заказчика при отсутствии типового интеграционного решения.

В долгосрочной перспективе обсуждается создание общего фонда ТУ, ОСТ и другой документации всех предприятий, которыми управляет наш заказчик.

Использование решений на платформе «Техэксперт» помогает дальнейшему продвижению компании ГК «Росатом» по пути цифровой трансформации и упрочению её позиций как одного из лидеров мирового рынка атомной энергетики.

У нас много интересных кейсов и большой опыт работы. Позвоните нам по телефону 8 (800) 770-07-15 или напишите в форме обратной связи ниже – подумаем над решением ваших задач вместе.

Иллюстрации сгенерированы при помощи нейросетей.