АО «Силд Эйр Каустик»
АО «Силд Эйр Каустик» (г. Волгоград) – российское подразделение корпорации Sealed Air (США), которая специализируется на выпуске гибкой упаковки для пищевых и непищевых продуктов, упаковочных материалов для потребительского и промышленного рынков.
Волгоградское предприятие производит приблизительно 5000 наименований продукции: от термоусадочной пленки и жестких лотков до индивидуальных решений под потребности клиентов.
АО «Силд Эйр Каустик» выпускает огромное количество изделий, качество которых регулируется ГОСТами, а также зарубежными и мировыми стандартами (ЗМС). Руководство предприятия уделяет большое внимание вопросам охраны труда, противопожарной и промышленной безопасности, охраны окружающей среды. Поэтому АО «Силд Эйр Каустик» всегда требовался широкий спектр нормативной и технической документации (НТД) по этим вопросам.
Федеральные документы по стандартизации до внедрения СУ НТД поступали на предприятия через одну из информационно-справочных систем (ИСС), а также скачивались из Интернета. ЗМС приобретались у различных поставщиков. То есть обеспечение специалистов внешней нормативной и технической документацией осуществлялось из разрозненных источников, при этом она закупалась не только в электронном формате, но и в бумажном.
Иногда работникам производства требовались узкопрофильные документы (некоторые ГОСТы, СанПиН по охране труда, пожарной безопасности и санитарии), которых не оказывалось в ИСС. Тогда их приходилось искать у других поставщиков. Соответственно, имела место потеря времени, а в случае проверок ГИТ, МЧС, Роспотребнадзора, Росприроднадзора у предприятия появлялся риск получить штрафы, понести репутационные потери.
В силу широчайшей номенклатуры выпускаемой продукции на предприятии использовалось большое количество внутренних документов, существовавших как в электронном, так и в печатном виде (ТУ, стандарты предприятия, методики поверки, различные инструкции). К ним всегда требовался доступ широкого круга сотрудников. Вопрос быстрого нахождения необходимого документа среди их огромного количества стоял очень остро. Иногда бумажные документы терялись. Был случай, когда долго искали один из зарубежных стандартов стоимостью несколько сотен тысяч рублей. К счастью, его удалось найти в огромной кипе других бумажных документов.
Что касается электронного фонда НТД внешнего и внутреннего происхождения, то в нём, как говорили сотрудники, «непосвящённому трудно разобраться». Вся документация предприятия хранилась на локальных дисках в сетевых папках. В Excel вели таблицу, какие документы есть, когда они утверждены и т. д. Отследить их актуальность было очень сложно.
На предприятии актуализация внутренней технической документации производилась вручную и, по словам работников, либо ситуативно, либо когда истекал срок действия руководящего документа (если он был указан). Бывали случаи, когда вследствие пресловутого человеческого фактора обнаруживались ссылки на уже неактуальные ГОСТы. По этой причине завод однажды едва не понёс ощутимые убытки: чуть не пришлось переделывать партию продукции.
Всё это показало, что имевшаяся на предприятии система работы с нормативной и технической документацией нуждается в оптимизации. Инициативная группа сотрудников службы менеджмента качества обратилась к руководству с предложением приобрести какую-либо систему управления документацией.
Отдел технического контроля, в зоне ответственности которого и система менеджмента качества предприятия, хотел уйти от хранения большого количества бумажных документов, разрозненности источников их поставки, несвоевременного обновления внутренних стандартов, наладить отслеживание и актуализацию документов. Прежде всего, надо было прийти к единой базе хранения документов. ОТК пытался найти решение этих проблем, перебирая поставщиков различных электронных систем для бизнеса.
Как раз в это же время на руководство предприятия вышли специалисты отдела продаж компании «Браво Софт» с предложением внедрить комплексное решение по работе с документацией на всём предприятии – СУ НТД (Систему управления нормативной и технической документацией).
На встрече с директором по производству, главным инженером, управляющим по качеству/руководителем ОТК, будущим куратором проекта — специалистом по СМК, представителями IT-отдела, конструктором, технологом наши специалисты предложили оптимизировать процесс работы с документацией через внедрение СУ НТД следующим образом:
всегда актуальная внешняя НТД поступает на предприятие благодаря профессиональным информационно-справочным системам «Техэксперт». В первую очередь это «Нормы, правила, стандарты и законодательство России». В дополнение сотрудники предприятия обеспечиваются нормативными документами по самым важным специализированным направлениям: «Охрана труда», «Промышленная безопасность», «Пожарная безопасность», «Экология».
В качестве единого хранилища внутренней документации предприятия применяется «Техэксперт: Банк документов». В нём всегда легко найти любой документ, так как работает удобная система поиска по контексту, можно информировать сотрудников предприятия о выходе новых документов и изменениях в них. «Банк документов» позволяет связать гиперссылками документы самой организации с федеральными нормативными актами, на основании которых их разработали. Благодаря «Банку документов» реализуются возможности интеграции внутренней НТД с системой электронного документооборота, разграничения доступа к документам сотрудников компании в соответствии с внутренними правилами.
Интеграционный модуль kAssist входящий в состав СУ НТД, позволяет осуществить интеграцию НТД с офисными пакетами и САПР. Он же информирует о необходимости актуализации документов, расставляет гиперссылки на упоминаемые федеральные нормативные и технические документы при создании внутренней документации.
В настоящее время на «Силд Эйр Каустик» установлено 250 рабочих мест СУ НТД.
Вместо разрозненных источников благодаря СУ НТД создан единый цифровой фонд документации, объединяющий внутреннюю НТД предприятия с документами по стандартизации федерального и других уровней.
К ним организован доступ сотрудников с рабочих мест в формате единого окна, теперь просто невозможно потерять документ.
Специалисты предприятия используют в повседневной работе пять профессиональных систем по важным направлениям деятельности: «Нормы, правила, стандарты и законодательство России», «Охрана труда», «Промышленная безопасность», «Пожарная безопасность», «Экология Премиум».
В «Техэксперт: Банк документов» планируется внести более 2000 единиц хранения, часть документации уже введена и активно используется всеми подразделениями.
Оцифрованы внутренние документы следующих отделов
- отдел технического контроля,
- отдел производства,
- отдел транспортной и складской логистики,
- ОТиПБ,
- отдел ИТ,
- отдел планирования,
- отдел снабжения,
- отдел по работе с клиентами,
- бухгалтерия,
- административный отдел,
- отдел работы с персоналом.
В СУ НТД хранится производственная документация (технологические инструкции: SOP, SPI и другие). К ней организован доступ с производственных участков. Если документ изменился, он оперативно попадает к пользователю прямо на производство. Это ведёт к снижению количества брака, так как продукция изготавливается уже по актуальной документации.
Теперь при создании внутренней документации модуль kAssist значительно сокращает время на разработку документов и помогает их тщательнее подготовить, так как автоматически расставляет гиперссылки на упоминаемую федеральную НТД и напоминает о необходимости актуализации документов.
В системе реализована возможность выгрузки списка документов, которые необходимо актуализировать. Система проводит анализ, для того чтобы определить, какие документы изменились, стали неактуальными, отменились. Это позволяет оперативнее отследить изменения в основополагающей НТД и привести в актуальный вид разрабатываемую на предприятии документацию, чтобы она соответствовала существующим ГОСТам и другим нормативным актам.
Таким образом, система снижает влияние человеческого фактора и устраняет потенциальные убытки, которые могут возникнуть при производстве продукции по отменённым или устаревшим нормативным актам.
Отдел технического контроля отмечает, что внедрение СУ НТД облегчило процессы мониторинга и контроля за актуальностью информации, которая используется в производстве. Теперь внутренняя документация структурирована, её принадлежность к определенным производственным процессам идентифицирована, и нет сомнения в корректности её использования с точки зрения документов по стандартизации федерального уровня.
Кроме этого, в СУ НТД стало возможным реализовать один из ключевых принципов СМК – создание корпоративной базы знаний с её постоянным наполнением и доступом всех заинтересованных сотрудников.
По оценке управляющего по качеству/руководителя ОТК АО «Силд Эйр Каустик», можно говорить о сокращении временных затрат до 40% в плане скорости и трудоемкости обработки документов.
«На данном этапе СУ НТД закрывает все потребности предприятия в части работы с нормативной и технической документацией от разработки и поддержания её в актуальном состоянии до хранения и удобного поиска версий документов. Постоянное улучшение деятельности предприятия – эту задачу системы менеджмента качества мы эффективно решаем благодаря СУ НТД, в первую очередь через оптимизацию бизнес-процесса работы с документацией».
«Специалисты предприятия в два раза сократили количество времени на поиск необходимой информации. Это произошло благодаря тому, что СУ НТД решила вопрос создания автоматизированного информационного ресурса организации – электронного хранилища корпоративных документов с удобной структурой и встроенными сервисами».
У нас много интересных кейсов и большой опыт работы. Позвоните нам по телефону 8 (800) 770-07-15 или напишите в форме обратной связи ниже – подумаем над решением ваших задач вместе.
