ПАО «Т Плюс»
Группа «Т Плюс» — крупнейшая российская частная компания, работающая в сфере электроэнергетики и теплоснабжения. В неё входят 53 электростанции, из них 51 ТЭС и 2 ГЭС. ПАО «Т Плюс» является крупнейшим частным производителем тепла в России и мире, обеспечивает энергоснабжение в 16 регионах РФ для 7 миллионов физических лиц, имеет 180 тысяч договоров с юридическими лицами.
История сотрудничества наших предприятий берёт начало в 2008 году, когда существовали Волжская и другие территориальные генерирующие компании (ТГК), позже объединённые под брендом Группы «Т Плюс». Уже в то время на предприятиях топливно-энергетического комплекса были востребованы информационно-справочные системы (ИСС) «Техэксперт». Они были установлены, в частности, в различных подразделениях Волжской ТГК-6.
Благодаря регулярным обновлениям федеральной НТД в ИСС «Техэксперт» специалисты электростанций и теплоэлектроцентралей могли эффективно работать, следить за техническим состоянием оборудования, использовать лучшие практики в сфере энергетики.
После реорганизации и выхода на энергетический рынок России ПАО «Т Плюс» наши сотрудники проделали огромную работу по централизации договоров и организации единого доступа к ИСС «Техэксперт» для всех ТГК, вошедших в контур объединения.
В 2015 году встала задача создать единый электронный фонд — Корпоративный банк локальных документов и нормативных актов — с доступом к нему порядка пятидесяти тысяч сотрудников некогда отдельных региональных компаний.
К этому времени на рынке информационных технологий появилась разработка «Техэксперт: Банк документов» (ТБД), внедрением которой занимались наши специалисты. Они понимали, что «Банк документов» предоставляет очень удобный функционал в части организации хранения, поиска и работы с документацией, и это могло бы дополнить возможности системы электронного документооборота Группы «Т Плюс». Поэтому наши специалисты вышли с предложением к руководству Группы протестировать ТБД, и оно дало согласие.
В процессе тестирования были сформулированы задачи, которые надо было учесть при внедрении системы под нужды заказчика. Выдержка из технического задания:
- Систематизация и сохранение документов организации в удобной для поиска и анализа форме.
- Простановка связей (гиперссылок) между документами организации.
- Обеспечение контекстного поиска по документам организации.
- Хранение файлов любых форматов в виде вложений к документам.
- Опубликование документов и информирование сотрудников организации об изменениях в них.
- Разграничение доступа к документам сотрудников организации в соответствии с внутренними правилами.
- Обеспечение доступа к документам организации в корпоративной сети по технологиям Интернет/Интранет.
Общее количество документов, которые заказчик решил ввести в электронный фонд, составляло более 5 000 единиц. Требовалось обеспечить доступ к ним порядка 50 000 сотрудников.
Предложенное нашими специалистами решение «Техэксперт: Банк документов» в дополнение к ИСС «Техэксперт» в составе Системы управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) в связке с СЭД сделало работу с документацией более эффективной и оперативной. Основными заказчиками системы выступили канцелярия и юристы головного офиса «Т Плюс».
СУ НТД смогла дополнить СЭД, так как в ней использованы следующие передовые разработки:
- Уникальные запатентованные поисковые механизмы, способные оперативно обработать миллионы документов пользователя и выдать точный результат.
- Защищенная база данных собственной разработки, которая не позволяет произвести несогласованные изменения.
- Сервис проверки актуальности ссылок, который избавляет специалистов от рутинной работы и ускоряет их труд.
На начальном этапе силами наших сотрудников в «Банк документов» было введено 408 локальных документов и нормативных актов заказчика. Далее, с приобретением ПАО «Т Плюс» специальных операторских мест, этой процедуре были обучены его операторы.
На следующем этапе внедрения началась интеграция с СЭД. После согласования и подписания документы из неё должны были автоматически выгружаться в СУ НТД. Это было нужно для того, чтобы избавить сотрудников канцелярии от рутинной работы, а в удаленных подразделениях персонал мог оперативнее знакомиться с документами от головного офиса.
Для быстрого и успешного овладения СУ НТД были разработаны персональные инструкции для операторов и пользователей ПАО «Т Плюс», проведено индивидуальное консультирование операторов системы на этапе самостоятельного ввода и обработки документов.
После обучения операторы региональных филиалов ПАО «Т Плюс» вводят в общую систему и свою документацию, к которой имеет доступ руководство в Москве.
Для удовлетворения потребностей специалистов в актуальной нормативной и технической документации включены в состав СУ НТД и установлены на местах профессиональные справочные системы по следующим направлениям: энергетика, охрана труда, промышленная безопасность, пожарная безопасность, экология, эксплуатация зданий, инженерные сети, оборудование и сооружения, электроэнергетика, метрология, работа лаборатории.
На данное время в СУ НТД зарегистрировано более 5 000 уникальных пользователей ПАО «Т Плюс». В «Банк документов» внесено 5 832 единицы хранения (на 18.01.2022).
- Благодаря проведённой интеграции с СЭД реализован механизм передачи документов в Банк с последующим их опубликованием в системе, что значительно экономит рабочее время сотрудников.
- Теперь входящие в Группу «Т Плюс» предприятия работают в едином цифровом пространстве, доступ сотрудников к которому осуществляется в формате единого окна.
- Персонал многочисленных филиалов оперативно снабжается документацией из головного офиса, руководство ПАО имеет доступ ко всей документации, вводимой операторами своих региональных подразделений.
- Инженерно-технические работники различных служб ПАО «Т Плюс» получают самые актуальные версии ГОСТов и других основополагающих документов по стандартизации благодаря работе с информационными системами «Техэксперт».
- Уменьшились нагрузка на каналы связи пересылаемой электронной почты и объём дискового пространства, требующийся для неё, так как теперь сотрудникам компаний ПАО «Т Плюс» вместо отправки многих сотен страниц документов достаточно обмена ссылками на них в СУ НТД.
Что касается дальнейшего сотрудничества, исследуются перспективы использования ещё одного эффективного инструмента, который может значительно сократить затраты холдинга на рутинный труд по созданию собственной НТД — это подсистема «Конструктор нормативных документов». Также обсуждается возможность переноса «Базы правовых позиций» (консультации штатных юристов по запросам от филиалов) с корпоративного портала ПАО «Т Плюс» в «Банк документов».
Кроме этого, СУ НТД открывает огромные возможности для большой производственной компании в плане хранения и организации удалённого доступа ко всему массиву технической и эксплуатационной документации, технологических инструкций по ремонту, рабочей конструкторской документации (РКД). И сотрудничество наших компаний будет развиваться в этом направлении дальше.
Работы по интеграции СУ НТД с СЭД заказчика помогли сделать сам Банк более удобным и для других клиентов. Сотрудничество по внедрению оказалось взаимообогащающим для обеих сторон. Предложения заказчика выносились на доработки, а позже самые востребованные из них вошли в тиражные системы. Например, «Отмена/Изменение» (автоматическая связь документов с помощью гиперссылок, изменение их статусов в «Банке документов»), введение поля «Ключевые слова» в интеллектуальном поиске документов.
Разработчики СУ НТД всегда учитывают конструктивные пожелания заказчиков, которые помогают стать системе лучше, делают работу с ней более комфортной и эффективной.
«Благодаря СУ НТД в несколько раз уменьшились трудозатраты на получение актуальных версий документов, действующих в компании. Теперь поиск документа в Банке занимает минуту, включая его актуальную версию и всю информацию по нему. Улучшилась доступность документов для всех сотрудников удалённых подразделений. Можно рекомендовать СУ НТД к внедрению на предприятиях ТЭК, которые желают выйти на новый уровень качества в своей деятельности».
«У нас есть генеральная идея: любой сотрудник может ознакомиться с любым локальным нормативным актом, за исключением документов с грифом. Благодаря СУ НТД у нас работает "Банк документов", в котором каждый работник любой бизнес-единицы видит, что действует в его подразделении, в управляющей компании, может получить методические разъяснения, перенять опыт. СУ НТД в этом плане оказалась быстрее и удобнее, чем другие каналы коммуникации»
«Оценить положительный эффект СУ НТД можно так: сокращение времени на принятие решений, на анализ с использованием нормативных документов, уменьшение числа ошибок. Особенно полезна система описанием практики применения, так как иногда бывают неоднозначные трактовки норм и правил. Система удобна, персонал на местах ей активно пользуется».
У нас много интересных кейсов и большой опыт работы. Позвоните нам по телефону 8 (800) 770-07-15 или напишите в форме обратной связи ниже – подумаем над решением ваших задач вместе.
